ALGEMENE VOORWAARDEN TRUSTED WORKPLACE

DEFINITIES
Opdrachtnemer:
Trusted workplace, handelsnaam van BE Legal Services, gevestigd te Oegstgeest, KvK-nummer 82135711.

Opdrachtgever:
de natuurlijke of rechtspersoon die gebruik maakt van de diensten van Opdrachtnemer.

Diensten:
alle werkzaamheden die Opdrachtnemer uitvoert, waaronder aanstelling als externe vertrouwenspersoon, training, onderzoek, advies en andere ondersteunende activiteiten, zoals gespecificeerd in de opdrachtbevestiging.

Overeenkomst:
iedere mondelinge of schriftelijke overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever betreffende de levering van Diensten.

Betrokkene:
iedere persoon die betrokken is bij voorvallen van ongewenst gedrag en/of integriteitskwesties binnen domein van Opdrachtgever zoals (potentiële) melders, slachtoffers, daders en getuigen maar ook alle werknemers, directie, derden zoals leveranciers of klanten.

1. TOEPASSELIJKHEID ALGEMENE VOORWAARDEN
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en vervolg­overeenkomsten. Toepasselijkheid van andere (inkoop) voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen gelden slechts indien schriftelijk overeengekomen. Indien enige bepaling nietig blijkt, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht en wordt gezamenlijk een nieuwe bepaling overeengekomen met hetzelfde doel als de nietige bepaling.
1.2. Als Opdrachtnemer niet altijd strikte naleving van de algemene voorwaarden verlangt, betekent dit niet dat zij het recht verliest in andere gevallen wel strikte naleving te verlangen.

2. OFFERTES EN AANBIEDINGEN
2.1. De aard en de omvang van de Overeenkomst staat omschreven in de offerte en/of opdrachtbevestiging. Daarin is ook het toepasselijke tarief opgenomen voor het gekozen pakket en/of overeengekomen Diensten. Het standaarduurtarief bedraagt €135,- exclusief BTW en reiskosten en eventuele kosten door de inzet van derden die gemaakt moeten worden in het kader van de Overeenkomst, tenzij Partijen anders overeenkomen. Voor reistijd wordt 50% van het uurtarief gerekend. Reiskosten bedragen €0,23 per kilometer.

2.2. Offertes van Opdrachtnemer zijn vrijblijvend, tenzij daarin een termijn voor aanvaarding is vermeld. Bij samengestelde prijsopgaven bestaat geen verplichting tot deellevering tegen een evenredig deel van de prijs. Opdrachtgever kan geen rechten ontlenen aan kennelijke vergissingen in offertes of aan reclame-uitingen.
2.3. Wijzigingen in wetgeving of kostenstructuren kunnen leiden tot prijsaanpassingen.
2.4. Een offerte vervalt automatisch indien de aangeboden Dienst in de tussentijd niet meer beschikbaar is.
2.5. De Opdrachtgever kan geen rechten (of verwachtingen) ontlenen aan een door Opdrachtnemer afgegeven indicatie of begroting. Een door de Opdrachtgever aan Opdrachtnemer kenbaar gemaakt budget geldt slechts als een overeengekomen (vaste) prijs als dit uitdrukkelijk schriftelijk tussen Partijen is overeengekomen.
2.6. Tarieven kunnen jaarlijks worden aangepast op basis van CBS index, of als prijsverhoging het gevolg is van (gewijzigde) wet- of regelgeving of als onvoorziene omstandigheden dit noodzaken.

3. TOTSTANDKOMING EN UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST
3.1. De Overeenkomst komt uitsluitend tot stand bij acceptatie van een ongewijzigde offerte of aanbod van Opdrachtnemer, zodra Opdrachtnemer de Overeenkomst schriftelijk bevestigt, en/of Opdrachtnemer start met uitvoering.
3.2. Alle werkzaamheden worden uitgevoerd naar beste inzicht en vermogen volgens de eisen van goed vakmanschap en de op dat moment bekende stand van de techniek; het betreft een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.
3.3. Termijnen zijn indicatief. Bij overschrijding dient Opdrachtgever Opdrachtnemer schriftelijk in gebreke te stellen met een redelijke termijn voor nakoming. Indien tijdens de uitvoering wijzigingen noodzakelijk zijn, worden deze in overleg vastgelegd, inclusief mogelijke gevolgen voor tijdsplanning en vergoeding.
3.4. De Overeenkomst mag in fases worden uitgevoerd en er mag per fase worden gefactureerd. Wijzigingen zijn pas definitief na schriftelijke bevestiging.
3.5. Opdrachtnemer mag derden inschakelen en medewerkers vervangen, mits de kwaliteit wordt gewaarborgd. Bij ongeschikte werkomstandigheden of onvoldoende medewerking mag uitvoering worden opgeschort.
3.6. Opdrachtnemer kan voordat de Overeenkomst (verder) wordt uitgevoerd, een (aan)betaling van de factuur verlangen. Weigering van Opdrachtgever om vooraf de gewenste zekerheid te verschaffen, geeft Opdrachtnemer het recht om de Overeenkomst te weigeren.
3.7. De Overeenkomst kan nooit inhouden dat Opdrachtnemer de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door Opdrachtgever aangeleverde informatie of materialen controleert, of het handelen of instructies van Opdrachtgever toetst aan de wet, tenzij een toetsing expliciet tussen Partijen is overeengekomen.
3.8. Indien tijdens de uitvoering blijkt dat aanpassing van de werkzaamheden nodig is voor een correcte uitvoering van de Overeenkomst, zullen Partijen hierover tijdig overleggen en de Overeenkomst aanpassen.
3.9. Aanpassingen kunnen gevolgen hebben voor planning, kosten of kwaliteit. Opdrachtnemer informeert de Opdrachtgever hierover zo spoedig mogelijk.

4. VERPLICHTINGEN OPDRACHTGEVER
4.1. De Opdrachtgever verstrekt tijdig en op de door Trusted workplace gewenste wijze alle informatie en documenten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst, waaronder ook stukken waarvan hij redelijkerwijs moet begrijpen dat deze daarvoor relevant zijn.
4.2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde informatie.
4.3. Digitale of fysieke toegang tot locaties, systemen en personen dient te worden gewaarborgd. Opdrachtgever draagt zorg voor geschikte werkruimten tijdens fysieke werkzaamheden zoals (meld)gesprekken. Als de locatie niet voldoet aan de (wettelijke) vereisten, dan is Opdrachtgever aansprakelijk voor eventuele schade die hierdoor wordt geleden.
4.4. Indien deze verplichtingen niet worden nagekomen, is Opdrachtnemer gerechtigd uitvoering op te schorten of te beëindigen en de hieruit voortvloeiende kosten door te berekenen.

5. DUUR EN OPZEGGING
5.1. De Overeenkomst geldt voor ten minste één jaar, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Daarna wordt de Overeenkomst telkens stilzwijgend met één jaar verlengd.
5.2. Betaling van het jaarlijkse pakket vindt vooraf plaats. De Opdrachtgever verleent daartoe bij aanvang een machtiging voor automatische incasso.
5.3. Opzegging dient schriftelijk te geschieden met inachtneming van drie volle kalendermaanden voorafgaand aan de verlengingsdatum. Tussentijdse opzegging ontslaat Opdrachtgever niet van betalingsverplichtingen voor het lopende jaar en er vindt geen restitutie plaats. Opzegging kan via email naar info@Trustedworkplace.nl met onderwerp opzegging.

6. HONORARIUM EN BETALING
6.1. Alle bedragen zijn in Euro en exclusief BTW. Facturen dienen binnen 14 dagen te worden voldaan.
6.2. Opschorting of verrekening is uitgesloten.
6.3. Bij uitblijven van betaling is Opdrachtgever direct in verzuim en wettelijke handelsrente verschuldigd en worden incassokosten doorbelast.
6.4. Opdrachtnemer kan voorschotten vragen en bij niet-betaling haar dienstverlening opschorten. Reclames tegen facturen moeten binnen 14 dagen schriftelijk worden ingediend.
6.5. Bezwaren tegen de hoogte van de factuur, of andere bezwaren, kan de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet opschorten.

7. OPSCHORTING EN ONTBINDING
7.1. Trusted workplace is gerechtigd de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten of deze te ontbinden zonder schadevergoeding, indien: Opdrachtgever haar verplichtingen niet, niet tijdig of niet volledig nakomt; omstandigheden aanleiding geven om te vrezen dat Opdrachtgever haar verplichtingen niet zal nakomen; vertraging aan de zijde van Opdrachtgever voortzetting onder de oorspronkelijke voorwaarden onredelijk maakt; geen gevraagde zekerheid wordt verstrekt; sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik van de Diensten. In deze gevallen, is Opdrachtgever wel schadeplichtig op grond van wanprestatie en dus gehouden tot vergoeding van schade en (on)kosten.
7.2. Bij ontbinding zijn vorderingen van Trusted workplace direct opeisbaar.
7.3. Trusted workplace mag de Overeenkomst ook beëindigen bij strijd met wet- of regelgeving, of indien de Overeenkomst schade toebrengt aan haar belangen of reputatie.
7.4. In geval van faillissement, surseance, beslag of schuldsanering aan de zijde van Opdrachtgever mag Trusted workplace de Overeenkomst per direct beëindigen en zijn de vorderingen direct opeisbaar.

8. BEPERKING VAN OMVANG DIENSTEN
De Overeenkomst omvat ondersteuning bij een effectief PSA beleid en zoals nader omschreven in de offerte en/of Overeenkomst. Het betreft echter geen psychologische therapie of (on)gevraagd juridisch advies, tenzij dit laatste expliciet tussen Partijen is afgesproken.

9. KLACHTEN EN VERJARINGSTERMIJN
9.1. Ondanks de inspanningen van Opdrachtnemer kan Opdrachtgever van mening zijn dat zij is tekort geschoten of haar Diensten kan verbeteren. In dit geval dient Opdrachtgever deze uiterlijk binnen 7 dagen na uitvoering van de Overeenkomst te melden.
9.2. Eventuele onzichtbare gebreken dienen direct, maar uiterlijk binnen 14 dagen na ontdekking, schriftelijk aan Opdrachtnemer te worden gemeld.
9.3. De Opdrachtgever zal Opdrachtnemer in de gelegenheid stellen een klacht te (doen laten) onderzoeken.
9.4. Opdrachtnemer handelt conform de kwaliteitsprincipes en uitgangspunten zoals opgenomen in: de gedragscode van de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen (“LVV”). Als de Opdrachtgever van mening is dat Opdrachtnemer een klacht met betrekking tot vertrouwenspersoon ongewenst gedrag of integriteit niet deugdelijk heeft afgehandeld, is de Opdrachtgever bevoegd om de klacht voor te leggen aan de Commissie van Toezicht van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen. Het reglement is te vinden op de LVV website via deze link: Klachtenregeling – LVV. Als de Commissie oordeelt dat de klacht gegrond (terecht) is kan zij het Bestuur van de LVV adviseren om maatregelen te nemen. De Opdrachtgever dient haar klacht te richten aan: Secretariaat LVV Klachtencommissie, Postbus 2016, 7420 AA Deventer.
9.5. Voor de toepassing van deze bepalingen wordt iedere deellevering als afzonderlijke levering beschouwd. Het indienen van klachten ontslaat de Opdrachtgever nooit van diens afname- en betalingsverplichting ten opzichte van Opdrachtnemer.
9.6. Bij niet-tijdige melding van een gebrek/klacht komt Opdrachtgever geen recht meer toe op herstel, vervanging of enige andere schadevergoeding. De verjaringstermijn van alle vorderingen en verweren ten opzichte van Opdrachtnemer en de Opdrachtnemer bij de uitvoering van een Overeenkomst betrokken derden, die niet onder het toepassingsbereik van de klachtplicht vallen, bedraagt één jaar.

10. GEHEIMHOUDING EN MELDINGEN
10.1. Opdrachtnemer is verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie, ook ten aanzien van Opdrachtgever.
10.2. Alleen geanonimiseerde informatie mag worden gedeeld, tenzij expliciete schriftelijke toestemming is gegeven door Betrokkene of een wettelijke verplichting bestaat, of de informatie zich in het openbaar bevindt en dit niet het gevolg is van een fout van Opdrachtnemer of schending van de Overeenkomst.
10.3. Facturatie geschiedt anoniem indien de Betrokkene geen toestemming geeft tot identificatie. Opdrachtgever mag niet proberen identiteit van Betrokkene te achterhalen.

11. INTELLECTUELE EIGENDOM
11.1. Alle rechten op door Opdrachtnemer opgestelde documenten, modellen, rapporten en methoden berusten bij haar, zelfs als opdrachtgever daarvoor een vergoeding heeft betaald.
11.2 Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief gebruiksrecht, uitsluitend voor intern gebruik.
11.3 Openbaarmaking mag alleen na schriftelijke toestemming en met bronvermelding. Gegevens kunnen in geanonimiseerde vorm worden benut voor statistische of publicitaire doeleinden van Opdrachtnemer.

12. ANNULERING
12.1 Een afspraak voor een individuele Dienst kan tot uiterlijk 48 uur (twee werkdagen) voor de geplande uitvoeringsdatum kosteloos schriftelijk of telefonisch worden geannuleerd bij Opdrachtgever.
12.2 Diensten met meer dan vijf Betrokkene (zoals trainingen of workshops) kunnen tot uiterlijk 15 werkdagen van tevoren uitsluitend schriftelijk worden geannuleerd. Voor specifieke inzet van externe partijen (zoals acteurs of locaties) kunnen aanvullende annuleringsvoorwaarden gelden.
12.3 Bij niet of niet tijdige annulering is Trusted workplace gerechtigd de volledige vergoeding en gemaakte kosten voor de betreffende Dienst in rekening te brengen.
12.4 Indien Opdrachtnemer zelf moet annuleren, wordt een nieuwe datum vastgesteld. Alleen bij annulering op de dag zelf kunnen aantoonbare redelijke kosten worden vergoed.

13. PRIVACY EN GEGEVENSBESCHERMING (AVG)
13.1 Opdrachtnemer is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke conform artikel 4 lid 7 AVG.
13.2 Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst op basis van gerechtvaardigd belang of contractuele noodzaak.
13.3 Opdrachtnemer neemt passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens.
13.4 Identificeerbare gegevens van Betrokkenen worden alleen gedeeld met toestemming of indien een wettelijke verplichting dit vereist.
13.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor rechtmatige verstrekking van persoonsgegevens aan Opdrachtnemer.
13.6 Beide partijen dragen zorg voor naleving van hun verplichtingen op grond van de AVG, inclusief informatieplichten en bewaartermijnen.

14. RELATIEBEDING
14.1 Het is de Opdrachtgever verboden gedurende de looptijd van de Overeenkomst en tot 24 maanden na beëindiging daarvan, direct of indirect, zzp’ers, (ex) werknemers of relaties van Opdrachtnemer te benaderen en/of in te schakelen met het oogmerk hen te bewegen de samenwerking met Trusted workplace te beëindigen of ten gunste van zichzelf of derden voort te zetten.
14.2 Bij overtreden is de Opdrachtgever een direct opeisbare boete verschuldigd van € 25.000 per incident, onverminderd het recht van Trusted workplace op volledige schadevergoeding.
14.3 Uitzondering op lid 1 is alleen mogelijk met voorafgaande schriftelijke toestemming van Trusted workplace, op gezamenlijk schriftelijk verzoek van Opdrachtgever en de betreffende zzp’er en tegen betaling van een tussen Partijen overeengekomen vergoeding. Trusted workplace is niet verplicht hieraan mee te werken.

15. OVERMACHT
15.1 Opdrachtgever is niet gehouden om een verplichting uit de Overeenkomst na te komen wanneer sprake is van overmacht.
15.2 Onder overmacht vallen omstandigheden buiten de macht van Opdrachtnemer, waaronder ziekte, pandemie, overheidsmaatregelen, te late leveringen door (ingeschakelde) derden, stakingen, extreme weersomstandigheden en storingen.
15.3 Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort. Indien overmacht langer dan drie maanden voortduurt, mogen beide Partijen de Overeenkomst beëindigen. Reeds uitgevoerde werkzaamheden worden naar rato gefactureerd.

16. TOEPASSELIJK RECHT EN FORUMKEUZE
Op de rechtsverhouding is Nederlands recht van toepassing. Mochten Partijen niet een geschil via de Commissie van Toezicht van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen kunnen oplossen en/of voorleggen en onderling niet tot een oplossing kunnen komen (in gesprek of mediation), dan zal een eventueel geschil uitsluitend kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam. Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands en een Engelse versie is beschikbaar. Bij eventuele interpretatieverschillen, is de Nederlandse versie bindend.

17. DERDENBEDING
De bepalingen in deze algemene voorwaarden gelden mede ten behoeve van personen werkzaam met, voor of namens Opdrachtnemer, zoals zzp’ers, medewerkers, bestuurders, externe adviseurs en erfgenamen. Deze bepaling geldt als derdenbeding in de zin van artikel 6:253 BW. Opdrachtnemer aanvaardt namens deze (rechts)personen nu vooralsdan dit beding.